Etablir et suivre un budget de voyage : notre méthode testée et approuvée, avec un fichier à télécharger pour votre prochain voyage

Le budget, c’est bien souvent le nerf de la guerre. Que vous soyez dans les préparatifs d’un tour du monde ou de vacances, vous vous posez certainement la question du budget : combien prévoir ? Est-ce que cette destination est envisageable avec un tel budget ? Et une fois sur place : comment suivre le budget ? Est-ce qu’on est toujours dans les clous ? Au retour, faire un petit bilan pour comparer avec le prévisionnel permettra de corriger des petites choses pour le prochain voyage !

Après un tour du monde et de nombreux voyages à l’étranger, je vous présente notre méthode pour établir et suivre un budget de voyage. Nous avons amélioré notre process au fur et à mesure des expériences. Cet article vous fera sans doute gagner du temps dans la mise en place d’un système adapté à votre famille !

Téléchargez ici le fichier pour suivre un budget de voyage, que ce soit un long voyage avec plusieurs pays ou des vacances.

Etablir un budget de voyage

Avant de réserver quoi que ce soir, la première étape seré d’établir un budget prévisionnel. Je sais que pour un certain nombre d’entre vous, ça ressemble à un gros mot mais ne prenez pas peur. Etablir un budget prévisionnel n’est pas forcément compliqué à faire et peut vous éviter de mauvaises surprises.

Pour l’anecdote, on n’avait pas fait de budget prévisionnel pour notre voyage au Canada et Etats-Unis en 2023. On avait trouvé des billets d’avion qu’on trouvait abordables alors on a foncé. Et quand on a vu le prix des logements des activités ensuite, on a un peu déchanté… Mais bon, on est quand même allés parce qu’on avait déjà acheté les billets ! Depuis, on fait toujours une petite vérification préalable, je vous explique comment.

Qu’est-ce qu’on budgétise et comment ?

Les gros postes de dépenses quand on voyage sont les suivants :

• Transports
• Logement
• Activités
• Restauration

Ce sont ces quatre-là qu’on va essayer d’estimer en prévisionnel. Bien sûr, leur importance dépend de la destination envisagée. Par exemple, quand il faut prendre des billets d’avion ou de train pour rejoindre votre lieu de vacances, c’est à estimer spécifiquement. S’il y a une location de véhicule (voiture ou camping-car par exemple), c’est à budgéter spécifiquement aussi. Dans le cas d’un voyage itinérant, la partie transports est plus importante que si vous restez tout le séjour au même endroit. Bref, vous avez compris l’idée.

Si vous visitez un pays qui requiert l’obtention d’un visa, ajoutez ce poste de dépense aussi. Tout comme les vaccins qui seraient nécessaires. Je pense notamment à la préparation d’un tour du monde où la partie vaccins pèse assez lourd dans le budget de préparation.

A l’étranger, au-delà des vaccins, la santé peut être un sujet majeur. Il faudra peut-être envisager une assurance santé spécifique. C’est un poste de dépenses à intégrer également au budget prévisionnel.

Est-ce qu’il faut établir un budget prévisionnel précis poste par poste ? Personnellement, je trouve cela très difficile parce qu’on ne sait pas toujours les activités qu’on va faire, combien de temps on va rester à tel ou tel endroit, si on ira souvent au restaurant ou si on préfèrera cuisiner, etc… Sans compter le temps infini que cela va vous prendre de budgéter quelque chose de précis !

Pour savoir s’il est raisonnable de commencer à rêver d’une destination, je vous conseille de préparer un budget dans les grandes lignes. Il vous servira de base pour l’affiner ensuite si vous en avez besoin et si vous avez le temps.

Cela dit, si vous pensez faire une activité exceptionnelle de type survol de la barrière de corail en Australie par exemple, je vous conseille d’intégrer ce coût dans votre budget prévisionnel parce que, clairement, ça va sortir du lot.

Les sources d’information pour établir un budget prévisionnel

Pour préparer un budget prévisionnel, sans devoir préparer le voyage au millimètre et sans y passer des nuits entières, voici ma méthode :

• D’abord, les billets pour rejoindre la destination. Pour l’avion, estimation sur Google flights à la période qu’on envisage. On fait quelques simulations en changeant l’aéroort de départ/d’arrivée quand c’est possible et on obtient déjà une première idée. Pour le train, je regarde RailEurope.

• S’il y a des dépenses fixes telles que les visas, les vaccins à prévoir et l’assurance santé, je note tout cela également. Pour l’assurance, je fais toujours un rapide devis chez Chapka et Heymondo, mes deux partenaires santé préférés quand on voyage. Utilisez les liens ci-dessus pour bénéficier des offres. Les devis prennent littéralement 2 minutes à faire.

• Et ensuite, je ne vais pas rentrer dans les détails. Pourquoi ? Parce que je déteste devoir déjà réfléchir en détail à un itinéraire, des logements et des activités, avant même de savoir si on va effectivement pouvoir aller dans cette destination ou non.

C’est là que je fais appel à mes meilleurs amis, les sites de voyage suivants :

• planificateur.a-contresens.net
• tourdumondiste.com
• ou-et-quand.net

A-contresens et Tourdumondiste basent leurs chiffres sur des retours de voyageurs qui ont voyagé au long cours. Les budgets sont plus bas que lorsqu’on part en vacances. C’est là que Où et quand prend tout son sens parce que là, les chiffres correspondent plus à des vacances de quelques semaines maximum.

Mais peu importe le type de voyage que vous êtes en train de préparer, je vous conseille de regarder ces trois sources à chaque fois pour que les excès (vers le haut ou vers le bas) de l’un soient compensés par un autre. Je fais cela et dans un tableau, je note le budget journalier à prévoir dans le pays qu’on va visiter et je le multiplie par le nombre de jours qu’on envisage rester dans le pays.

Si possible, j’y ajoute le budget d’une famille que je suis sur les réseaux et qui semble voyager de la même manière que nous. Et je fais une moyenne de ces 4 chiffres. Je ne peux que vous conseiller de parcourir notre blog pour trouver des informations concernant les budgets par pays !

J’additionne le tout et j’ai un budget prévisionnel ! Sur base de ça, on est en mesure de décider si oui ou non, on va visiter cette destination, si on doit réduire la durée sur place ou si on contraire, on peut l’allonger.

Notre expérience sur les budgets prévisionnels

Notre plus grosse expérience concernant un budget prévisionnel de voyage a bien sûr été le budget pour notre tour du monde. J’ai appliqué la méthode que je vous ai expliqué juste au-dessus et globalement :

• On a dépensé 9500€ de moins que le budget prévu pour l’année, soit un écart de 12,7%.
• On a dépensé 24% de plus que prévu pour les billets d’avion (2100€ de plus) parce qu’on n’avait pas budgété l’intégralité de nos transferts. Comment ça se fait ? Je ne sais pas mais il se trouve qu’on n’avait pas intégré par exemple les vols pour aller aux Galápagos (1700€ quand même pour y aller et en revenir). La différence vient donc de là majoritairement mais aussi de notre vol vers Sydney depuis les Philippines qui était 850€ plus cher que prévu ! Pour tous les autres vols, c’était à peu près équivalent à ce qu’on avait anticipé.
• Sur les dépenses quotidiennes (logements, activités, restauration, transports dans chaque pays) :
  • On a dépensé 568€ de moins que le budget prévu par A-contresens (1.1% d’écart seulement sur une année de voyage !)
  • L’écart avec le budget prévisionnel de Tourdumondiste est plus important : -8,9%, soit 4927€ de dépenses en moins.
  • A peu près le même écart avec les budgets que j’avais trouvés chez d’autres voyageurs mais, je ne couvrais pas l’intégralité du voyage. Je n’avais par exemple pas de budget voyageurs pour les Galápagos.
  • En revanche, très gros écart avec le budget prévisionnel réalisé avec Où et quand : on a dépensé 40% de moins, soit 33648€ de moins que le prévisionnel. Comme je disais plus haut, ce site est plus pertinent pour des vacances que pour des longs voyages. C’est parce qu’on a intégré les données de ce site au même titre que les deux autres qu’on a globalement dépensé moins sur notre année de voyage.

Dans le détail par pays, il y a parfois eu de gros écarts. C’était le cas notamment au Cambodge et en Nouvelle-Zélande où on a dépensé environ 40% de plus que les estimations de A-contresens et Tourdumondiste. Et le plus grand écart était à l’île de Pâques où on a dépensé plus de 3 fois plus que les prévisions données sur ces deux sites. D’où l’intérêt, quand même, de diversifier ses sources d’information lorsqu’on prépare un budget prévisionnel !

Avant, pendant et après notre tour du monde, j’ai partagé notre expérience dans des capsules audio. La #17, enregistrée à mi-parcours aborde plus spécifiquement ce volet du budget. Vous pouvez l’écouter ici.

Suivre un budget de voyage

Une fois que vous avez réalisé ce budget prévisionnel, il va falloir suivre vos dépenses au cours de votre voyage pour vérifier que vous êtes dans les clous de ce que vous aviez prévu. Pour cela, là encore, il n’y a rien de très compliqué mais une petite routine à mettre en place pour entrer les dépenses au fur et à mesure. Il faut le faire au moins une fois par jour, sinon, vous êtes sûrs d’oublier de noter des choses !

Les critères pour choisir un support de suivi

Le support de suivi de votre budget doit répondre à quelques critères :

• Être utilisable hors-ligne
• Être partageable entre plusieurs utilisateurs
• Être super facile d’utilisation. Hors de question de passer plus de quelques minutes par jour pour noter les dépenses.
• Être capable de gérer plusieurs devises (sauf si vous voyagez dans la zone euro !)
• Vous permettre de comparer vos dépenses avec votre prévisionnel
• Catégoriser vos dépenses

Des applications et des solutions existent, notamment sur A-contresens et Tourdumondiste dont j’ai déjà parlé plus haut. Je ne les ai pas testées mais j’ai jeté un oeil au fichier proposé par Tourdumondiste. Pour être honnête, il me semble un peu complexe pour une gestion quotidienne. Sans doute très complet mais difficile à utiliser au quotidien.

De notre côté, nous avons essayé l’application TravelSpend au début de notre tour du monde mais nous l’avons rapidement abandonnée parce qu’on manquait de flexibilité. Et le gros bémol dans la version gratuite c’est l’impossibilité de conserver ses données lorsqu’on change de pays. J’ajoute que nous n’étions pas prêts à dépenser 30€ pour l’année pour obtenir les fonctionnalités avancées. En version premium, plus de fonctionnalités et souplesse sont proposées.

Si vous partez d’un modèle de budget trouvé en ligne au format PDF, il est plus rapide de le convertir de pdf en excel ou d’éditer le pdf en ligne avec PDFAid que de retaper chaque ligne à la main. PDFAid fonctionne directement dans le navigateur, sans rien installer : le fichier pdf devient une feuille excel modifiable en quelques secondes, prête à être réorganisée selon vos propres catégories.

Notre fichier de suivi de budget à télécharger

Vu que ce qui existe sur le marché ne nous a pas trop convenu, nous avons créé notre petit outil de suivi maison dans un Google Sheets, tout simplement ! Et le gros plus, c’est qu’on pouvait très simplement comparer l’avancement de nos dépenses avec notre budget prévisionnel, et ce, pays par pays. Depuis, nous continuons d’utiliser ce fichier pour nos vacances. Il est un petit peu moins sophistiqué bien sûr, surtout dans l’analyse qu’on en fait, mais c’est toujours la même base.

Le fichier tient en 4 onglets :

• Le détail des dépenses
  • Chaque jour, on complète la date, la catégorie de la dépense, un petit commentaire pour dire ce que c’est, le montant dépensé, la devise.
• L’onglet d’analyse se met à jour tout seul, on peut y jeter un oeil de temps en temps pour voir si on est toujours dans les clous, si on a de la marge ou au contraire s’il faut faire attention.
• Le budget prévisionnel qu’on complète avant le départ.
• Les données générales du voyage (pays visité(s), taux de change, catégories de dépenses, durées de séjour dans chaque pays, etc…) qu’on complète avant le départ et au moment d’arriver dans le pays.

Le fichier est prévu pour suivre un budget de voyage dans plusieurs pays mais il s’adapte parfaitement bien quand on ne visite qu’un seul pays sans avoir tout un tas de fonctionnalités inutiles. C’est simple et efficace.

Téléchargez ici le fichier pour suivre un budget de voyage, que ce soit un long voyage avec plusieurs pays ou des vacances.

Au retour, les enseignements qu’on peut tirer

Etablir puis suivre un budget de voyage permet de tirer quelques enseignements qu’on pourra appliquer pour les voyages suivants :

• Est-ce qu’on a respecté le budget prévisionnel ? Si non, sur quel poste est-ce que ça a pêché ?
• Est-ce qu’il y a un poste de dépenses qui semble particulièrement élevé, ou au contraire particulièrement faible ? Est-ce que c’est propre au pays visité ou à votre façon de voyager ?
• Ce voyage a coûté trop cher, sur quels postes de dépenses pouvez-vous faire baisser la note pour le prochain voyage ?
• Vous avez dépensé moins que prévu ? Vous gardez le surplus budgété pour un prochain voyage ? Vous retenez que vous pouvez être moins stricts et vous faire encore plus plaisir la prochaine fois ?

Il n’y a pas de réponse universelle mais vous aurez au moins la possibilité de vous baser sur des données réelles pour ajuster le tir pour vos prochains voyages. Parce que oui, il y aura un prochain voyage !

♥♥♥ Flo & co ♥♥♥

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Cet article pour vous aider à établir et suivre un budget de voyage a été rédigé dans le cadre d’un partenariat.